Etudes Informatiques et Services

Titan SAV est un progiciel de gestion et d'administration des métiers du Service Après-Vente, de la maintenance, de l'entretien.

Le produit est polyvalent, flexible et évolutif.

Les fonctionnalités sont incluses sans autres modules optionnels ou item commerciaux hormis le multi.sociétés et le multi.sites. Le paramétrage pré-configuré reste simple.

Chaque installation est personnalisée et configurée sur mesure en fonction de vos besoins.

Titan est totalement interfacé avec notre progiciel de gestion commerciale Galion.

A destination des entreprises de service ( de 1 à 250 postes par serveur)

• Artisans dépanneurs

• Installateurs

• Services après-vente,

• Sous-traitant

• Centres de maintenance et d'entretien

• Stations techniques

• Centres techniques

• Hypermarchés
• Accueil SAV et gestion du service client lié à la sous-traitance de la maintenance des produits hors et sous garantie. Service client intégré à un magasin de détail ou une enseigne.

• Antennistes
  
  

Gestion administrative, financière et technique de parcs de machines, GMAO : Maintenance préventive et curative.

Toutes les fonctionnalités ci-dessous sont immédiatement incluses

L'administrateur peut très simplement personnaliser le contenu et l'ordre des colonnes des listes écran, des listes PDF ou imprimés et des exports xls. Présentés sous forme de tableaux fichiers indexés sur toutes les colonnes, ils sont immédiatement exportables sous Excel* ou OpenOffice*.

Notre progiciel dispose de nombreuses interfaces vers les constructeurs.

Toutes les autres fonctionnalités mentionnées ci-dessous sont incluses dans le produit standard (*) .

Gestion en temps réel locale ou distante, comprenant :
Un système de base de données unifiée sans avoir recours aux consolidations décalées en multi.sites.
* Gérez avec précision vos achats, vos interventions, vos règlements, vos tarifs actuels et futurs.
* Suivez en temps réels et pour tous vos sites, vos stocks, vos encours clients et fournisseurs, votre trésorerie.
* Paramétrez simplement les listes écrans, les impressions, les exports, les requêtes et filtres.
* Depuis votre écran travaillez comme si vous étiez sur tous vos sites en même temps.
* Profitez d'un modèle pré paramétré de données qui correspond réellement à votre métier.
* Réglez efficacement votre progiciel pour qu'il s'adapte à vos exigences et vos contraintes.
* Accédez au modèle de données depuis les outils de reporting standards du marché.
* Connectons votre nouvel outil de gestion à votre site internet pour le suivi de dossier pour les particuliers et les professionels.
* Bénéficiez de la qualité de service de notre assistance téléphonique.


Depuis 1992 nous capitalisons sur l'expérience de nos clients,  les mises à jour mineures et majeures sont régulières et incluses dans l'assistance.
Tous les développements profitent à tout le monde et à tous les métiers.

Toutes les autres fonctionnalités mentionnées ci-dessous sont incluses dans le produit standard (*) .

450 règles métiers (Méthodes de fonctionnement réglables par l'administrateur) sont incluses pour vous et vous permettre d'adapter le fonctionnement du progiciel de gestion à vos besoins et vos exigences.

Couverture fonctionnelle : (Fonctionnement en temps réel)
Attention : Cette liste est volontairement partiellement détaillée et quelque peu incomplète.
Nous restons à votre entière disposition pour vous présenter une version de démonstration par internet.
(Tel : 02 99.72.15.15)


00 - S.A.V.

{Avant propos
Gestion des clients divers et des clients en compte, de l'accueil client, téléphonique, sms, pdf, courriers, fax,
Sur un simple numéro de téléphone, ou un nom de client, le système retrouve automatiquement les dossiers (intervention en cours ou terminées) ainsi que les devis, il suffit de sélectionner dans la liste, le dossier souhaité, préalablement zoomé.
Directement depuis le dossier en cours, vous pouvez accéder à la fiche client (Adresses, Commandes, Devis, Ventes, S.A.V, N°Série, Impayés, C.A., CRM gestion des appels),
Des alertes clients sont automatisées en cours de saisie :
Affichage du mémoire personnalisé du client
Affichage automatique des impayés,
Affichage des encours à ne pas dépasser (1) Financier-Reste dû.
}

Recherches multiples avec filtres paramétrables et dynamiques (voir menu de l'application),
[ N° dossier,N° bordereau,N° téléphone, Nom client dépanné, Nom client facturé, N° série, N° client facturé, N° facture, Modèle, Propriétaire, Marque/Catégorie, N° sociétaire, Catégorie/Emplacement]

Prise en charge atelier
Intervention de dépannage 
Intervention d'entretien  
Intervention mise en route
[Bordereau, Adresses, Appareil ou Matériels, Défauts signalés, Accessoires, Devis . Acompte, Prêt d'appareil, Mémo, Emplacement, Réception, Retour, Sous-traitance, Commentaires]

Prise en charge extérieure
Intervention de dépannage 
Intervention d'entretien  
Intervention mise en route
[Adresses, Appareil ou Matériels, Défauts signalés, Planification, Devis . Acompte, Commentaires, Mémo Emplacement, Retour, Sous traitance, Accessoires, Prêt d'appareil]

Transfert de site

Dépannage - Facturation
Début d'intervention
Fiche de travail et facturation
[Bordereau, Paiement, Adresses, Appareil ou Matériels, Accessoires, Défaut signalés, Devis . Acompte, Prêt d'appareil, Mémo Emplacement, Réception . Expédition, Sous traitance, Document, Etat, Techniciens, Défauts constatés, Travaux effectués, Pièces remplacées, Temps passé, Main d'œuvre, Frais administratifs, Livraison/Déplacement, Frais divers, Commentaires]

{Explication Paiement
Gestion de la trésorerie en temps réel et donc des paiements avec tous les modes de règlement entièrement paramétrables :
espèces, (rendu monnaie)
chèques bancaires, chèques postaux, etc ...
cartes bancaires,
dossiers de crédits,
traites LCR, 
des paiements en plusieurs fois avec échéanciers
Distinction des acomptes,
Gestion des impayés, des autorisations spéciales, des encours autorisés.
Règlement des soldes dûs sur d'autres factures d'un client depuis la facture courante avec pointage.
}

Contrôle des dossiers terminés à facturer
Préparation à la facturation des tiers (magasins, fabricants, clients ...)
Facturation fabricants
Contrôle des remboursements fabricants
Localisation d'appareil
Sous traitance
Expédition des appareils
Retour de sous-traitance
Appareils en attente de retour
Relance sous-traitance
Liste des appareils sous-traités
Appareils devant être sous-traités
Historique réparation modèle

Intervention à faire
{ A faire ou commencé, Attente pièces, Sous garantie, Devis, Terminé non repris, Pièce reçue, Sans emplacement, ... ,Tout
}
En atelier
Par atelier / Date (Complet)
Par atelier / Date
Par nom du Client / date
Par Réception / date / atelier
Par Atelier / date / technicien
Par Date de réception / atelier
Pièces en attente               
Intervention sous garantie en cours
En extérieur
Feuille de route

Appareils à disposition
Terminé - A RELIVRER
Par client
Par client / catégorie / date
Par client / atelier / date
Bordereau de reprise d'appareil
Par client à Facturer
Par client à Livrer
Par client / Navette
Par client Divers
Réédition bordereau

Administration
État des réparations client
Appareils Sous garantie
Appareils Hors garantie
Les deux
Récapitulatif appareils SG
Par client facturé
Par lieu d'achat
Récapitulatif par lieu achat
Édition de factures
Par Date
Par Numéro
Par Téléphone
Par Nom
Documents non encore édités
Bon de prise en charge
Bon
Bon à facturer
Devis
Devis contrôlé
Devis accepté
Devis refusé
Devis à facturer
Facture
Avoir
Documents du système
Les devis
Liste des devis à relancer
Relance des devis
Relance devis atelier/date
Devis relancés sans réponse

Constructeur
Attente de pièces détachées
Réparations en cours
Statistiques réparations
Statistiques marque / modèle

Contrats d'entretien
Planification des contrats
Mises en route à faire

02 - Stocks articles

Les besoins ateliers et clients et leurs approvisionnements,
Gestion des stocks multi.dépôts et multi.sites temps réel,
Transactionnel temps réel des mouvements de stock, permettant la détection des stocks dormants,
Seuils d'alerte de réapprovisionnements,
Gestion des minimums et maximums par périodes,
Détail des attentes clients et attentes fournisseurs en cours,
Les stocks à date par dépôt et par site, avec traçabilité temps réel, physique, disponible à la vente, disponible après livraison,
- des stocks multi.dépôts, multi.sites, transferts inter-sites, réservations, préparation des camions,  
- des stocks physiques (stock d'inventaire + entrées - sorties),
- des disponibles à la livraison, (physique - attentes clients),
- des disponibles à la vente, (physique - attentes clients + attentes fournisseurs)
- des états de seuils de réapprovisionnement saisonniers,
- Les réservations inter magasins, les transferts inter sites,
- Les commandes groupées magasins,
- Les numéros de série,

Impressions d'étiquettes simples ou élaborées sur imprimantes à transfert thermique.

03 - Achats - Commandes et réceptions

Multiples recherches avec filtres paramétrables et dynamiques (voir menu de l'application),
Gestion du cycle d'achat fournisseur :
- Commandes avec références groupées ou détaillées à la contremarque, chiffrées ou non, (fax et pdf mail), EDI.
- Réception des livraisons partielles, totales ou supérieures.
- Attentes et reliquats fournisseurs.
- Relances cadencées automatiques.
- Traitements des épuisés, des remplacés par, Retours, échanges.
- Facturation des bons de livraisons.
- Contrôle de facturation, des tarifs, des remises et des avoirs.
- Rapprochement des factures fournisseurs avec les règlements en comptabilité fournisseur.

04 - Trésorerie et comptabilité

Multiples recherches avec filtres paramétrables et dynamiques (voir menu de l'application),
Gestion de la trésorerie :
- Les opérations de caisse et de frais divers (entrées et sorties d'argent),
- Clôture des caisses, ou des multi.fonds de caisses,
- Les impressions de fin de journée,
- Le traitement des impayés, les relances d'impayés,
- Le règlement des soldes d'un client facturé, un seul ou une multitude de règlements pour un ensemble de factures,
- Le règlement des relevés,
- L'échéancier et assignation des règlements à une ou plusieurs banque,
- L'émission des bordereaux remises en banques,

Transfert en comptabilité, des achats, des ventes et des règlements,


05 - Statistiques SAV (toujours en temps réel pour tous les sites)

Statistiques SAV sur :
Factures            
Documents à facturer
Les deux            

Gestion des clients particuliers et des clients en compte, en tenant compte ou non, des règlements, par :
Technicien
Client Dépanné
Client Facturé
Catégorie
Atelier
Marque
Modèle
Opérateur

En affichant soit :
Tableau HG/SG       
Liste des documents 

Au choix :
Statistiques Chiffre d'affaires    
Statistiques Production réalisée   
Statistiques Coûts                 
Statistiques Garanties             
Comptage des dossiers       

Ouverture ODBC de la base de données avec la description des fichiers accessibles, (Excel, Crystal report, ASP, PHP, Etc ...)
Données exportables en PDF, Texte, CSV,

Les statistiques graphiques, détaillées ou regroupées multi.niveaux avec statwin:
Avec courbes, graphes, et export vers excel, word, pdf, open office.

{Point de vue : A ce stade, le mieux serait d'assister à une démonstration par internet}

06 - Prospection et courrier

Gestion de la relation client et prospects. Les tiers.
Les (télé) opérateurs et les vendeurs planifient, réalisent des missions, des actions, sur les tiers.

Multiples recherches avec filtres paramétrables,
Mémorisation des contacts d'un tiers.
Les critères des tiers (compétences, formations, qu'importe tout est paramétrable ...).
Les différentes valeurs d'un critère d'un tiers.
Les qualités d'un tiers (gérant, DRH, ...), adresse, tel, GSM, email, champ mémo,...
Les missions planifiées ou non. (Appel entrant, sortant, autre...)
Les actions liées aux missions techniques avant ou après vente ou autres ...)
La gestion des temps passés par action.
La recherche de tiers par critères et valeurs attendues.

Les adresses.
Ses Commandes, Devis, Factures, Avoirs, encours ou reliquats achat/services.
Ses impayés, la trésorerie.
Son CA et marge.
Ses missions et actions (prospections, Hotline, Autres ... Renseignements de toute nature)
Toutes les transactions et temps associés par opérateur. (commerciaux, technicien, autres)
Vous pouvez créer autant de type de missions paramétrées que vous le souhaitez (illimité),

Cela vous permettra
de gérer : 
- Les appels entrants, sortants, et de toutes les autres missions,   
- Les incidents, et donc le support Hotline d'un tiers (assistance, planning, renseignement, réclamation...),
- Les priorités par opérateur,
- Le suivi de la prospection commerciale et donc l'acquisition de nouveaux clients, la conservation des clients actuels,
- Les temps associés aux missions et actions qui en découlent (transactions temps réel)
- De consulter et d'envoyer par email des comptes-rendu d'activité détaillés aux responsables d'encadrement.

07 - Plannings

Gestion des plannings d'intervention temps réel avec prise en compte de plusieurs rendez-vous pour un même dossier, des absences et congés, des missions personnelles,
Gestion des bordereaux journalier d'interventions permettant l'échange de rendez-vous entre intervenants effecutuant leur tournée.

08 - Pannes

Fiches techniques
Thèmes
Création fiches techniques
Visualisation fiches techniques

Codification interne
Codes conditions
Défauts signalé
Copie Défaut constaté interne
Défauts constatés
Travaux effectués

Garantie SIMAVELEC
Code de garantie

Codification IRIS Brun
Codes conditions
Défauts    (pièce)
Réparation (pièce)
Travaux effectués (appareil)
Codes de section
Codes symptômes
Codes symptômes étendus
Symptômes (appareil) 
Copie Défaut signalé interne 
Hit-parade codes IRIS

Codification IRIS Blanc 
Code condition
Code condition étendue
Code symptôme
Code Section
Code défaut
Code réparation

Codification Braun
Codes défauts

Codification DeLonghi
Code marque
Code défaut produit
Code défaut pièce
Code unité de mesure
Code main d'œuvre

Codes Gifam PM
Codes défauts
Grilles des codes
Codes composants défectueux


09 - Fin de mois

Relevés
Relevés factures SAV

Déclaration
La déclaration de TVA à l'encaissement ou à la facturation.

Etats (éditions)
Journal mensuel des factures S.A.V. 
Récapitulatif factures par client   
Garanties sur facturation P.F.
Statistique livraison client & fournisseur
Traçabilité et Qualité

10 - Fin d'exercice

Gestion des inventaires physiques décalés ou non, tournants,  
Prise en compte des terminaux portatifs en mode déconnecté (scanpal ou autres terminaux portables avec ou sans puits de vidage)
Prise en compte des terminaux portatifs en mode connecté (Asus eee Wifi  avec douchette laser connecté, ou autres)
Gestion des relevés d'inventaire avec douchette en temps réel, (mode connecté)
Justifications d'écarts d'inventaire (transactionnelle temps réel, traçabilité, qualité des procédures)

Gestion des traitements fin de mois et fin d'année,

Autrement dit :

Titan SAV inclut sans module supplémentaire la gestion des tiers :
Les tiers ce sont les Prospects, Clients divers, Clients en compte, Fournisseurs, Fabricants, Marques.
Le traitement de la relation avec les tiers,
La gestion des appels SAV mais aussi le support Hotline d'un tiers (assistance, intervention, renseignement, réclamation...),
La prospection commerciale (l'acquisition de nouveaux clients, la conservation des clients actuels),
Les temps associés aux missions et actions qui en découlent (transactions temps réel).

Les contacts des tiers.
Les critères des tiers (compétences, formations, qu'importe tout est paramétrable ...).
Les différentes valeurs d'un critère d'un tiers.
Les qualités d'un tiers (gérant, DRH, ...), adresse, tel, GSM, email, champ mémo,...
Les missions planifiées ou non. (Appel entrant, sortant, autre...)
Les actions liées aux missions techniques avant ou après vente ou autres ...)
La gestion des temps passés par action.
La recherche de tiers par critères et valeurs attendues.

Liaisons d'un tiers
- Ses adresses.
- Ses Commandes, Devis, Factures, Avoirs, encours ou reliquats achat/services.
- Son SAV et ses contrats.
- Ses nº de Séries, son parc topo multi.sites.
- Ses impayés, la trésorerie.
- Son CA et marge.
- Ses missions et actions (prospections, Hotline, Autres ... Renseignements de toute nature)
- Toutes les transactions et temps associés par opérateur. (commerciaux, technicien, autres)


PEC Atelier
{Description succincte du programme de Prise En Charge en atelier : PEC
Titan mémorise en temps réel l'historique de toutes les transactions pour chaque dossier.
Saisie des demandes d'interventions préventives ou curatives, sous contrat ou non
}

Attribution automatique d'un numéro de PEC : Numéro de dossier + Sous numéro de 1 à 999 appareils dans le dossier courant.
Saisie des éléments suivants si besoin,

Numéro du bordereau du client, son numéro de bon.
Adresses [Déposant, Facturation, Livraison, Lieu achat, Propriétaire]
Appareil [Catégorie, Marque, Modèle, N° Série, Réf Produit, Numéro de facture d'achat, Date d'achat, ...,]
Recherche automatique des antériorités par catégorie, modèle, modèle, numéro de série,
Détection et contrôle des retours clients, détection automatique de toutes les interventions antérieures.
Gestion des modèles par marque, des conditions de garantie constructeur et rachat  magasin,
Panne au déballage,
Numéro d'accord spécial de la Marque,
Emballage,
Etat de l'appareil (objet)
Les défauts signalés : Liste des conditions du défaut : A chaud , A froid, etc ..., Liste des défauts type pour ce type de produit.
Les accessoires
Devis . Acompte (trésorerie temps réel)
Prêt appareil  : Gestion des parcs de prêts par site
Champ Mémo
Emplacement : Gestion des emplacements par Catégorie avec attribution automatique,
Condition de Réception [Date de réception, Mode de réception, Mode de transport,  Navette,  Date de prévision,]
Retour : Si même défaut (Prise en compte dans les statistiques)
Sous-traitance
Commentaires 

Gestion des interventions sur site
Saisie locale ou déportée via connexion 3G en temps réel avec émission de facture directement chez le client, encaissement.
Affectation automatique et pilotée des intervenants en fonction des demandes de prise en charge, distances, communes,
Multi.rendez-vous pour une intervention sur site, installation, mise en service, réparation ou intervention en plusieurs fois sur site.
Planning des intervenants atelier et extérieur,
Prise en compte des congés, des disponibilités des absences et du taux de charge de travail,
Génération de rapports d’interventions, suivi de chantiers, des bordereaux journaliers d'intervention,

Suivi et Gestion des interventions
Client prévenu par téléphone, émission de SMS, émission de lettres types par email, consultation possible depuis le site Web,
Gestion automatique du code état de l'intervention, de la prise en charge à la facturation, ensuite du paiement et enfin de la reprise du produit.
Association des codes état paramétrés à leur action métier paramétrable par l'administrateur,
Une pièce en attente : Code état AP
Toutes les pièces sont reçues : PR
Gestion complète des prêts de matériels (objets) et cautions associées.
Gestion automatique de l'attribution des emplacements de stockage des objets en réparations.
Rédaction des devis d'intervention ou de réparation,
Montant facturé en cas de devis refusé, frais de gestion sur dépôt d'appareil non repris,
Mémorisation du devis au moment de son acceptation ou de son refus.
Intégration automatique des forfaits main d'œuvre, déplacement, port, navette, tarifs et remises spéciales,
Temps passé et temps facturés multi.techniciens,
Facturations automatiques ou assistées aux tiers des interventions sous-garanties : Propriétaire, constructeurs, magasins.
Travail à faire par atelier par client par technicien par marque,
Définition des priorités en fonction des engagements contractuels envers nos clients et de la charge de travail,
Changement d'affectation du ou des techniciens,
Bases de connaissances,
Pannes principales,
Pièce principale,
Historique des interventions sur un modèle ou châssis avec une panne similaire,
Traçabilité des événements et des temps facturés et passés,
Main d'œuvre multi.techniciens,
Pièces détachées avec commentaires illimités,
Détails des prestations réalisées, gestion possible des durées détaillées par opérations,
Commentaires préprogrammés, lettres types.
Transactionnel temps réel sur tout ce qui se passe et qui est lié au dossier d'intervention,
Transactions avec champ mémo saisi par l'opérateur s'il le souhaite et description automatique :
Appel entrant,
Appel sortant,
Commande pièce,
Réception pièce,
Posé pièce,
Annulation d'une opération,
Changement des codes états,
Émission de mails, SMS, lettres types, Appel téléphonique ...

Gestion des achats
Fenêtre commune entre la fiche de l'article et l'interface des commandes aux fournisseurs.
Administration des prix : dernier prix d'achat, historique des prix d'achat, prix d'achat standard, prix de revient, prix moyen pondéré d'achat, prix de base paramétrable pour le calcul des prix de vente.
Liste des devis en cours pour cet article avec mise à jour des devis en cours depuis cette liste,
Consultation des catalogues des fournisseurs,
Consultation des prix centrales d'achats,
Commandes d'articles pour répondre aux commandes des clients ou réapprovisionner le stock,
Lien permanent entre la commande au fournisseur et la commande du client.
Module de préparation des commandes pour comparer les conditions d'achat entre les fournisseurs.
Quantités minimales de date à date pour réapprovisionner le stock en fonction de la fluctuation saisonnière des ventes.
État des seuils : Réapprovisionnement automatique des articles par fournisseur en fonction des commandes des clients et des fournisseurs, des quantités réelles, mini et maxi du stock…
Réception des commandes : bon de livraison du fournisseur pour une livraison totale ou partielle de une ou de plusieurs commandes (pointage).
Impression des étiquettes articles avec leur code-barres en fonction du nombre d'articles réceptionné.
Gestion des relances fournisseurs, des litiges et des annulations de commande.
Contrôle de la facturation des achats.
Passage en comptabilité des achats.
Paramétrage d'un fournisseur de facturation pour plusieurs fournisseurs de commande.
Facturations ou avoirs directs sans commande, ni bon de livraison

Statistiques
Module complet de statistiques distinguant les interventions réglées ou non, triées sur de nombreux critères et affichant les
détails : hors garantie, sous garantie, pièces, main d'œuvre, déplacement, temps...
Affichage des montants, des moyennes et des pourcentages des résultats.
Accès en ODBC des fichiers de données pour que vous puissiez créer vos propres états sous Excel, Access …

Divers
Traitements des garanties constructeurs et des retours atelier
Clients,
Fournisseurs,
Constructeurs,
Rachats par les magasins aux constructeurs,
Refacturation automatique et pilotée multi.tiers,
Gestion des litiges constructeurs.

Interfaces
Titan est totalement interfacé avec notre progiciel Galion Négoce et notre logiciel de comptabilité EisCompta.
Il peut être utile d'acquérir le logiciel Galion qui assure la gestion des ventes d'appareils, d'accessoires, des contrats de garantie, ainsi que les reliquats de commandes clients et les bons de livraisons.
Interfaces avec les principaux logiciels de comptabilité du marché

Item commercial en option :
(*) La fonctionnalité multi.sites est la seule option (item commercial) imposant un surcoût à l'acquisition. Merci de bien vouloir consulter le menu "Détail de l'offre et tarifs".
Le multi.sites, multi.sociétés en ASP Interne, consolidé sur une seule base de données et donc sur un seul serveur ou cluster déployé dans vos locaux.
Ce qui inclus la gestion des affiliations et quelques spécificités directement associées.
Ceci sera mentionné tout au long du présent document lorsque cela est nécessaire (multi.sites).