Le paramétrage de GTC et de MAXEIS
Le paramétrage et la mise en place sont effectués par notre société.
- D’interdire l’insertion et la consultation de documents joints.
- D’autoriser la consultation de documents joints.
- D’autoriser l’insertion, la consultation et la suppression de documents joints.
Les programmes associés
- Le rapprochement bancaire.
- Le relevé de compte.
- Les écritures comptables depuis la loupe.
- Une fiche article depuis l’onglet « Commentaire » et/ou « Document ».
- Depuis un dossier négoce et sa loupe.
- Commande,
- Devis,
- Facture, avoir.
- Depuis un dossier S.A.V. et sa loupe.
- Prise en charge,
- Devis,
- Facture, avoir.
- Depuis le suivi de dossier négoce ou S.A.V.
- Depuis les achats :
- La réception fournisseur,
- Le contrôle de la facturation fournisseur,
- La liste des factures d’achat.
- Depuis la gestion de la relation clients, dans les notes de missions et d’actions.
- Depuis les fiches clients.
- Depuis les fiches fournisseurs.
Table des matières
13 / Utilitaires - Documents joints disponibles
Les différentes listes sont paramétrables pour l’affichage, l’impression comme l’exportation Excel.
Pour chacune des listes, les touches de fonctions sont énumérées dans le volet de fonctions à droite de l’écran.
Les documents insérés depuis les programmes énumérés ci-dessus, s’intègrent automatiquement dans cette application et deviennent disponibles depuis ces mêmes programmes lors d’une insertion d’un nouveau document.
- Objectif du programme
- Visualiser à l’écran l’aperçu du document via MAXEIS,
- Envoyer le document par email via MAXEIS,
- Insérer de nouveaux documents afin de les rendre disponibles pour de nouvelles associations.
- Supprimer un document si aucune association n’existe sinon le rendre non affichage.
Tous les types de fichiers :
- Images, photos
- Document texte, tableur, PDF…
Les fonctionnalités se trouvent dans le volet de fonctions à droite de l'écran.
A l’ajout d’un document, deux choix possible :
Vous glissez/déposez un document de votre PC vers la fenêtre qu’ouvre MAXEIS.
Ces fichiers sont copiés sur le serveur de production et sont disponibles immédiatement.
Insérez votre document dans le scanner et confirmez la scannérisation depuis notre application.
Si votre document contient plusieurs pages et que vous utilisez un scanner à plat (sans chargeur), indiquez le nombre de pages qui sont à scanner (50 au maximum).
Un document scanné donnera soit un fichier au format image, soit un fichier au format PDF fusionnant plusieurs pages.
La saisie d’un commentaire permet de retrouver plus facilement votre document.
Sélectionnez le type de données à associer au document.
| Type | Disponibilité |
|---|---|
| Article | Depuis une fiche article : les recherches et l’onglet “Docs”, |
| B.L. Fournisseur | Après la réception d’un bon de livraison fournisseur. |
| Client | Depuis la fiche d’un client. |
| Commande fournisseur | Depuis une commande fournisseur. |
| Consentement RGPD | Depuis un traitement de mailing marketing de type consentement. |
| Contrats de services | Depuis l’application des contrats de services. |
| Equivalence | Depuis depuis une fiche article : l’onglet “Equiv”. |
| Dossier négoce | Depuis une commandes, un devis, une facturation. |
| Ecriture comptable | Depuis un bordereau de saisie d’écriture comptable, une loupe ou une recherche d’écriture. |
| Facture fournisseur | Après le contrôle de la facturation fournisseur. |
| Fournisseur | Depuis la fiche fournisseur. |
| Intervention S.A.V. | Depuis une prises en charge d’intervention S.A.V., un devis ou une facturation. |
| Mission | Sur une mission associée à la gestion de la relation d’un tiers. |
| Relevé bancaire | Depuis la comptabilité EIS, après un rapprochement bancaire ou sur un relevé. |
02/ Articles
Articles / Gestionnaire
- Objectif du programme
- Afficher le document joint depuis les recherches d’articles,
- Affecter une image à la ligne de commentaire de l’article qui s’imprimera sur les documents commerciaux,
- Joindre au devis envoyé par email, le(s) document(s) joint(s) associé(s) à l’article,
- Publier le document joint sur le site Web.
Tous les types de fichiers :
- Images, photos
- Document texte, tableur, PDF…
Les documents joints ajoutés depuis l'onglet DOCS d'une fiche article, sont visibles depuis les documents commerciaux du Négoce et du S.A.V.
- Description de l'écran
| P.J | Identifie le(s) document(s) ou image(s) associé(s) comme pièces jointes aux documents commerciaux. | OUI/NON |
| Web | Identifie les document(s) ou image(s) associé(s) comme publié(s) sur le site WEB | OUI/NON |
| Déf | Identifie l’image par défaut :
| |
| Nom du fichier | ||
| Commentaires | ||
| Id Fic |
- Ajouter un document ou plusieurs documents à la fiche article
La fonctionnalité se trouve sur le volet de fonctions à droite de l'écran, il vous suffit de cliquer sur AJOUTER ou d'utiliser le raccourci INS.
Une première liste de documents disponibles à la sélection s'affiche : les documents déjà associés à l'article apparaissent dans une couleur différente.
- Description de l'écran
| Sél | Case à cocher pour sélectionner le(s) document(s) ou image(s) à associer à l’article. | |
| Commentaires | Faciliter une recherche de document dans la liste. | |
| Nom du fichier | ||
| Taille | Taille du fichier (document ou image). | |
| Asso | Le nombre d’éléments (articles) associés au document ou image. | |
| Img | S’agit-il d’une image ? | OUI/RIEN |
| Elément associé | Le programme associé au document. |
Sélection de document(s) disponible(s)
Cliquez sur la case à cocher face au document souhaité ou utilisez le raccourci TAB.
Cliquez sur VALIDER ou utilisez le raccourci F1.
Les documents ainsi affichés peuvent être de nouveau associés de manière illimitée à d'autres références articles.
Les documents sont automatiquement proposés en pièces jointes.
L'application prend la première image comme image par défaut.
Aidez vous du volet de fonction sur la droite de l'écran pour modifier les paramétrages des documents.
Impression de l'image par défaut sur un document commercial
Depuis les commentaires client, cliquer dans le volet de fonction IMPORT, puis cliquer de nouveau sur SELECTIONNER IMAGE.
| #DJ20# | Taille de l’image en millimètre. |
| 27879 | Identifiant du fichier. |
- Ajouter un nouveau document n'existant pas dans la liste des documents disponibles
Les documents ainsi insérés sont associés à l’article et ajoutés à la liste des documents disponibles.
La fonctionnalité se trouve sur le volet de fonctions à droite de l'écran, il vous suffit de cliquer sur AJOUTER ou d'utiliser le raccourci INS.
Vous glissez/déposez un document de votre PC vers la fenêtre qu’ouvre MAXEIS.
Ces fichiers sont copiés sur le serveur de production et sont disponibles immédiatement uniquement dans le programme appelant.
Insérez votre document dans le scanner et confirmez la scannérisation depuis notre application.
Si votre document contient plusieurs pages et que vous utilisez un scanner à plat (sans chargeur), indiquez le nombre de pages qui sont à scanner (50 au maximum).
Un document scanné donnera soit un fichier au format image, soit un fichier au format PDF fusionnant plusieurs pages.
La liste des documents associés à l’article se réaffiche afin de paramétrer les spécificités de chaque document.
- Le suivi des données de l'article
Le suivi de l’article prend en compte l’ajout et la suppression de documents joints.
Le raccourci F7 ouvre le suivi de l'article : les modifications de données et des prix y sont répertoriées.
Recherches multiples
- Objectif du programme
- Visualiser, insérer des documents joints associés à l’article en surbrillance,
- Afficher l’image par défaut via TWEB de l’article en surbrillance
Tous les types de fichiers :
- Images, photos
- Document texte, tableur, PDF…
Les documents joints ajoutés depuis les articles sont visibles depuis les applications de négoce et de S.A.V.
Les fonctionnalités se trouvent sur le volet de fonctions à droite de l'écran.
- Aperçu du document via l'application de Windows
- Envoi du document par email
- Editer la liste affichée à l'écran
- Aperçu du document via le navigateur Internet.
Articles / Affichage simplifié
- Objectif du programme
- Visualiser, insérer des documents joints associés à l’article.
- Afficher l’image par défaut via TWEB de l’article en surbrillance
Tous les types de fichiers :
- Images, photos
- Document texte, tableur, PDF…
Les documents joints ajoutés depuis les articles sont visibles depuis les applications de négoce et de S.A.V.
Les fonctionnalités se trouvent sur le volet de fonctions à droite de l'écran.
- Aperçu du document via l'application de Windows
- Envoi du document par email
- Editer la liste affichée à l'écran
- Aperçu du document via le navigateur Internet.
01/ Ventes
- Objectif du programme
Permettre, que ce soit en mode modification ou visualisation, l’association d’un ou plusieurs documents à vos documents commerciaux (devis, commande, facture).
- Contrat
- Garantie
- Licence
- Documentation commerciale
Ventes et commandes client
- Visualiser, insérer des documents joints au dossier de devis, de commande, de facturation.
- Joindre par email un ou plusieurs documents joints associés au dossier ou à l’article vendu comme pièce jointe.
- Imprimer l’image par défaut de l’article saisie en ligne de vente.
Tous les types de fichiers :
- Images, photos
- Document texte, tableur, PDF…
Les documents joints ajoutés depuis un dossier négoce sont visibles depuis cette même application et sont également associés à l’écriture comptable de la comptabilite EIS même s’ils sont ajoutés après le transfert en comptabilité.
La fonctionnalité est affichée en bas de l'écran : (n) étant le nombre de documents joints au dossier.
A toute moment, la touche F8 permettra d'accéder au document :
- Aperçu du document via l'application de Windows
- Envoi du document par email
- Editer la liste affichée à l'écran
- Aperçu du document via le navigateur Internet.
Les fonctionnalités se trouvent sur le volet de fonctions à droite de l'écran.
Sélection de document(s) disponible(s)
Cliquez sur la case à cocher face au document souhaité ou utilisez le raccourci TAB.
Cliquez sur VALIDER ou utilisez le raccourci F1.
Ajout de nouveaux documents
Sélection de la fonctionnalité : déposer des fichiers ou scanner un document
Vous glissez/déposez un document de votre PC vers la fenêtre qu’ouvre MAXEIS.
Ces fichiers sont copiés sur le serveur de production et sont disponibles immédiatement.
Insérez votre document dans le scanner et confirmez la scannérisation depuis notre application.
Si votre document contient plusieurs pages et que vous utilisez un scanner à plat (sans chargeur), indiquez le nombre de pages qui sont à scanner (50 au maximum).
Un document scanné donnera soit un fichier au format image, soit un fichier au format PDF fusionnant plusieurs pages.
Les documents ainsi associés peuvent être affichés à l'écran, envoyés par email.
- L'impression du document commercial
- L'envoi du document commercial par email
Lors de l’envoi du document par email, l’application détecte la présence de documents joints associés au dossier et propose l’envoi de ces documents en pièces jointes à l’email.
Sélection des documents à joindre
Cliquez sur la case à cocher face au document souhaité.
Cliquez sur VALIDER ou utilisez le raccourci F6.
Réception de l'email
Deux documents sont joints à l'email :
- Le document commercial
- Le document associé au dossier
- Le suivi du dossier
L’ajout de documents joints est automatiquement intégré dans le suivi du dossier.
00 / S.A.V. - Maintenance
- Objectif du programme
Permettre, que ce soit en mode modification ou visualisation, l’association d’un ou plusieurs documents à vos documents commerciaux (prise en charge, devis, fiche de travail, facture).
- Contrat
- Garantie
- Photos du sinistre
- Documentation technique
Prise en charge : atelier, extérieure
- Visualiser, insérer des documents joints au dossier de réparation, de maintenance.
- Joindre par email un ou plusieurs documents joints associés au dossier comme pièce jointe.
- Imprimer l’image par défaut de la pièce saisie en ligne de vente.
Tous les types de fichiers :
- Images, photos
- Document texte, tableur, PDF…
Les documents joints ajoutés depuis un dossier S.A.V. sont visibles depuis les applications de prise en charge, de fiche de travail et sont associés à l’écriture comptable de la comptabilité EIS même s’ils sont ajoutés après le transfert en comptabilité.
La fonctionnalité est affichée en bas de l'écran : (n) étant le nombre de documents joints au dossier.
A toute moment, la touche F8 permettra d'accéder au document :
- Aperçu du document via l'application de Windows
- Envoi du document par email
- Editer la liste affichée à l'écran
- Aperçu du document via le navigateur Internet.
Les fonctionnalités se trouvent sur le volet de fonctions à droite de l'écran.
- Cliquez sur la case à cocher face au document souhaité ou utilisez le raccourci TAB.
- Cliquez sur valider ou utilisez le raccourci F1.
- Image (*jpg),
- Word, Excel, PDF.
Vous glissez/déposez un document de votre PC vers la fenêtre qu’ouvre MAXEIS.
Ces fichiers sont copiés sur le serveur de production et sont disponibles immédiatement.
Insérez votre document dans le scanner et confirmez la scannérisation depuis notre application.
Si votre document contient plusieurs pages et que vous utilisez un scanner à plat (sans chargeur), indiquez le nombre de pages qui sont à scanner (50 au maximum).
Un document scanné donnera soit un fichier au format image, soit un fichier au format PDF fusionnant plusieurs pages.
- L'envoi du document commercial par email
Lors de l’envoi du document par email, l’application détecte la présence de documents joints associés au dossier et propose l’envoi de ces documents en pièces jointes à l’email.
Sélection des documents à joindre
Cliquez sur la case à cocher face au document souhaité.
Cliquez sur VALIDER ou utilisez le raccourci F6.
Réception de l'email
Deux documents sont joints à l'email :
- Le document commercial
- Le document associé au dossier
- Le suivi du dossier
L’ajout de documents joints est automatiquement intégré dans le suivi du dossier.
Fiche de travail / Facturation
- Objectif du programme
Associer des documents à une fiche de travail ou à la facturation de celle-ci.
- Visualiser, insérer des documents joints au dossier de réparation, de maintenance.
- Joindre par email un ou plusieurs documents joints associés au dossier comme pièce jointe.
- Imprimer l’image par défaut de la pièce saisie en ligne de vente.
Tous les types de fichiers :
- Images, photos
- Document texte, tableur, PDF…
- Pour la description du programme, reportez-vous à la prise en charge.
03 / Achats
Bon de commande fournisseur
- Objectif du programme
Associer des documents à une commande fournisseur à transmettre par email avec la commande.
- Sauvegarder et rattacher les pièces émises ou réceptionnées à la commande fournisseur.
Tous les types de fichiers :
- Images, photos
- Document texte, tableur, PDF…
Les documents joints ajoutés depuis ce programme ne sont visibles que par celui-ci.
Réception des commandes
- Objectif du programme
Associer un bon de livraison à une réception fournisseur.
Retrouver facilement le document :
- Depuis la liste des B.L non validés,
- Depuis la facturation fournisseur,
- Depuis une des fiches articles réceptionnées :
- Onglet Achat
- Liste des commandes
- Liste des B.L de la commande réceptionnée
- Contrôle des prix du B.L
- Liste des B.L de la commande réceptionnée
- Liste des commandes
- Onglet Achat
Tous les types de fichiers :
- Images, photos
- Document texte, tableur, PDF…
Facturation fournisseurs
- Objectif du programme
Associer une facture fournisseur au contrôle et à la validation des prix.
Retrouver facilement le document :
- Depuis la Recherche des factures d’achat,
- Depuis la comptabilité EIS :
- Le scan est associé à l’écriture comptable.
Tous les types de fichiers :
- Images, photos
- Document texte, tableur, PDF…
Recherche des factures d'achat
- Objectif du programme
Associer, retrouver une facture fournisseur lié à un achat.
Tous les types de fichiers :
- Images, photos
- Document texte, tableur, PDF…
06 / Gestion de la relation clients - Missions et notes
- Objectif du programme
Associer des documents à une mission.
- Sauvegarder et rattacher les pièces émises ou réceptionnées à la mission.
Tous les types de fichiers :
- Images, photos
- Document texte, tableur, PDF…
Les documents joints ajoutés depuis ce programme ne sont visibles que par celui-ci. La fonctionnalité « Documents joints » n’est pas accessible en Création.
14 / Fichiers - Clients & Fournisseurs
- Objectif du programme
Associer des documents à une fiche de tiers.
- Sauvegarder et rattacher les pièces émises ou réceptionnées aux fichiers de tiers.
Tous les types de fichiers :
- Images, photos
- Document texte, tableur, PDF…
Les documents joints ajoutés depuis ces programmes ne sont visibles que par ceux-ci
- La fonctionnalité
Plusieurs possibilités s’offrent à vous afin d’accéder à la fonctionnalité « Documents joints ».
04 / Trésorerie & comptabilité - Comptabilité
- Depuis la saisie d’une écriture dans un bordereau de saisie,
- Depuis une recherche d’écritures,
- Depuis une loupe d’écriture,
- Lors de la validation d’un rapprochement bancaire,
- Depuis la liste des relevés bancaires.
- Insérer des documents à associer aux écritures, aux relevés,
- Visualiser les documents joints aux factures de ventes, S.A.V., et aux factures fournisseurs transférées de la gestion commerciale.
Tous les types de fichiers :
- Images, photos
- Document texte, tableur, PDF…
Les documents joints ajoutés depuis une société comptable ne sont visibles que par celui-ci.
Recherche d'écritures
Loupe d'écriture
Rapprochement bancaire
Lors de la validation du rapprochement bancaire (solde = 0), le programme vous propose d’associer un document (ex : relevé de banque correspondant à votre rapprochement).
Relevés bancaires
Depuis la liste des relevés bancaires, visualiser le(s) document(s) joint(s) lors de la validation du rapprochement bancaire, insérer de nouveaux documents…