Les écritures de la comptabilité
De la gestion commerciale à la comptabilité
Chaque élément de la gestion commerciale se ventile dans un ou plusieurs bordereau(x) d’écritures selon le mois, l’année de l’écriture qui correspond à un exercice et le journal comptable concerné :
- Les factures de vente du négoce
- Les factures d’intervention du S.A.V.
- Les factures d’achats fournisseurs
- La trésorerie clients
- La trésorerie fournisseurs
La saisie des écritures
La saisie des écritures comptables s’effectue dans un bordereau de saisie :
- Par exercice
- Par mois
- Par journal :
- avec un compte comptable en contre-partie automatique
- comme les journaux de trésorerie comme les banques (512), les caisses (530)
- sans contre-partie automatique
- comme les ventes, les achats, les opérations diverses …
- avec un compte comptable en contre-partie automatique
Puis par la saisie de l’écriture :
- DP : la date de la pièce comptable
- Compte : le compte comptable (général ou auxiliaire)
- Désignation : la désignation du compte
- Libellé : le libellé de l’écriture
- Pièce : le numéro de la pièce comptable (numérotation automatique possible
- Échéance : l’échéance du paiement de la pièce comptable
- Débit : la somme enregistrée au débit du compte
- Crédit : la somme enregistrée au crédit du compte
Chaque écriture (=pièce comptable) saisie dans le bordereau est identifiée par un numéro séquentiel temporaire, et chaque ligne d’écriture se voit attribuer un numéro d’ordre en conformité avec l’article 1770 undecies de la loi n°2013-1117 de décembre 2013 relative à la fraude fiscale et la grande délinquance économique et financière.
Les bordereaux sont tous référencés par un numéro incrémenté automatiquement.
Ces bordereaux peuvent ensuite, à condition qu’ils soient équilibrés, être repris pour une saisie ou être basculer dans les comptes en mode brouillard par une première validation et en écritures définitives par une seconde validation.
Cette option est appréciée car le processus de saisie est fractionné en trois étapes : saisie, validation en mode brouillard qui permet encore la modification des écritures et la validation en écriture définitives.
Les abonnements
Cette fonctionnalité permet l’enregistrement automatique des écritures périodiques (Abonnements) en leur attribuant un numéro d’écriture et d’ordre lors de la génération de celles-ci dans les bordereaux.
A chaque abonnement, vous associez une écriture comptable :
- Abonnement
- Un libellé,
- Le journal comptable,
- Le date du début de l’abonnement,
- Le date de fin de l’abonnement,
- La date de la prochaine écriture,
- La périodicité de l’abonnement (mensuelle, trimestrielle, etc),
- La variabilité du montant de l’abonnement,
- Le site de l’abonnement.
L'écriture de l'abonnement :
| Compte_S/C | Libellé compte | Libellé écriture | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| 401_EDF | EDF | EDF F n°xxxx | 150,00 | |
| 606200 | Electricité | EDF F n°xxxx | 125,42 | |
| 445660 | T.V.A. Déduc. | EDF F n°xxx | 24,58 |
Les modèles d'écritures
Cette fonctionnalité permet la création du squelette de l’écriture comptable et facilite sa saisie dans les bordereaux de saisie.
Pour chaque modèle, vous définissez :
- une codification,
- le compte comptable,
- le type de journal,
- le sens de l’écriture (débit, crédit),
- le libellé,
- le compte de T.V.A.,
- le compte de contrepartie.
Le lettrage des comptes de tiers
Il s’agit de rapprocher l’écriture d’une vente ou d’un achat avec l’écriture de son règlement.
- Le lettrage manuel de compte à compte
Le lettrage automatique des clients
- Des écritures associées à la gestion commerciale
- Des écritures non associées à la gestion commerciale
- Lettrage par n° de pièce comptable
- Lettrage par montant
- De toutes les écritures
- Lettrage par n° de pièce comptable
- Lettrage par montant
Le lettrage automatique des fournisseurs
- Des écritures associées à la gestion commerciale
- Des écritures non associées à la gestion commerciale
- Lettrage par n° de pièce comptable
- Lettrage par montant
- De toutes les écritures
- Lettrage par n° de pièce comptable
- Lettrage par montant
Le lettrage automatique d’un compte
- Lettrage par n° de pièce comptable
- Lettrage par montant
- Le contrôle du lettrage
La recherche d'écritures
Cette fonctionnalité permet de retrouver une écriture qu’elle soit en mode brouillard ou validée sur plusieurs critères de recherches et quelques soient les dates de recherches.
- Recherche par pièce
- Recherche par montant
- Recherche par libellé
- Recherche par compte
- Recherche sur les écritures lettrées
- Recherche sur les écritures rapprochées (banque)
- de modifier, de supprimer une écriture en mode brouillard selon certaines conditions respectant l’article 1770 undecies de la loi n°2013-1117 de décembre 2013 relative à la fraude fiscale et la grande délinquance économique et financière.
- de contre-passer une écriture validée ou en mode brouillard (génération automatique d’une nouvelle écriture en sens inverse).
Le rapprochement bancaire
Cette fonctionnalité permet de rapprocher les écritures des journaux financiers avec les relevés bancaires reçus de votre banque et d’éditer les écritures non rapprochées.
Les éditions de la comptabilité
- Consultation
- Impression (envoi par courriel)
- Exportation (sous Excel)
Les journaux comptables
Pour un ou tous les exercices en cours :
- Sur une période
- la date de pièce
- la date de lettrage
- Pour un journal
- avec ou sans centralisation d’écritures
- En triant
- par écritures lettrées
- par écritures non lettrées
- sur toutes les écritures
- Sous forme de balance ou non.
Les relevés de comptes
Pour un ou tous les exercices en cours :
- Sur une période
- la date de pièce
- la date de lettrage
- Pour un compte
- En triant
- par écritures lettrées
- par écritures non lettrées
- sur toutes les écritures
Les grands livres - Général / Auxiliaires
- Sur un exercice
- Sur une période
- la date de pièce
- la date de lettrage
- De compte à compte
- avec ou sans centralisation d’écritures
- avec ou sans détail par journal
- En triant
- par comptes
- Tous
- les mouvementés
- les non mouvementés
- par écritures
- lettrées
- non lettrées
- sur toutes les écritures
- par comptes
Les balances - Générale / Auxiliaires
- pour un ou tous les exercices en cours :
- Sur une période
- la date de pièce
- la date de lettrage
- De compte à compte
- En triant
- par comptes
- Tous
- les mouvementés
- les non mouvementés
- par écritures
- lettrées
- non lettrées
- sur toutes les écritures
- par comptes
Le journal général
- Sur un exercice
- Sur une période
- un mois
- ou tous les mois de l’exercice
Les échéanciers
- par tiers (compte auxiliaire)
- par date d’échéance
- par mode de règlement
La déclaration de T.V.A.
- par période à déclarer (mensuelle)
- édition
- du bordereau (type CA3)
- du justificatif (détails des comptes utilisés pour le calcul)
Les importations dans la comptabilité
Générateur de format d’importation selon le fichier à importer (csv, txt) :
- Dupliquer un format existant
- Créer votre format :
- Ordonner les éléments afin de les faire correspondre au fichier à importer.
- Créer des table de correspondance entre les éléments du fichier à importer et la codification de la comptabilité (comptes, journaux).
D'écritures comptables
- Numéro d’écriture
- Code journal
- Compte (avec ou sans sous-compte)
- Sous-compte
- Date pièce
- Pièce
- Libellé pièce
- Débit ou le sens
- Crédit
- Contre-partie
- Date échéance
- Numéro de facture
- Code site
- Code analytique
- Code lettrage
- Date lettrage
D'un plan comptable
- Numéro de compte (avec ou sans sous-compt
- Longueur du compte (si avec sous compte)
- Sous-compte
- Libellé du compte
- 1:Edit° détail., 2:Centr., 3:Centr si let
- Commentaire
- Sens par défaut C/D (Crédit / Débit)
- Code mode de paiement
- Code condition de paiement
- Titulaire du compte
- Nom de la banque
- Rue1 de la banque
- Rue2 de la banque
- Code postal de la banque
- Ville de la banque
- Pays de la banque
- BIC de la banque
- RIB du compte
- IBAN du compte
- Ne pas traiter la colonne
Les exportations des écritures de la comptabilité
Selon la destination :
- Vers un fichier au format texte
- Vers un fichier au format SAGE 100 ©
- Vers un fichier au format COALA
- Vers un format FEC (Fichier des écritures comptables) :
- Pour votre expert comptables : les écritures non validées.
- Pour un contrôle fiscale : des écritures validées.